福岡県中小企業団体中央会

年度末の事務処理について
Q	A
私の組合は3月が年度末です。初めての経験ですので、決算、総会、届出、登記などの事務処理について、留意すべき事項をご教示下さい。	組合の年度末事務手続および留意事項は次のとおりです。 ◇年度末整理◇ 1．貸倒引当金、利用分量配当はできないか。 2．損金算入できる小額資産はないか。 3．固定資産台帳が作成されていない組合が多いが、整理されているか。 4．脱退組合員の出資金は未払に振替えましょう。 ◇決算関係書類の作成◇ 経理基準によって、中小企業等協同組合の決算関係書類は(1)事業報告書(2)財産目録(3)貸借対照表(4)損益計算書(5)剰余金処分案又は損失処理案の5つが必要です。 ◇理事会の招集◇ 総会提出資料は理事会にかけます。理事会の招集は、理事長が7日前(定款で短縮している組合もある)までに、日時及び場所を通知せねばなりません。なお、理事全員の同意があるときは、招集手続を省略できます。（様式「理事会開催通知書」）　理事会では、通常総会提出議案についての審議や、通常総会開催日時及び場所について決定します。理事会の議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、出席した理事全員が署名捺印をします。（様式「理事会議事録」、「理事会議事録（役員改選の場合）」） ◇通常総会開催通知の発送◇ 総会の招集は、会議の目的たる事項を示し（総会資料同封）、会日の１０日前までに、組合員へ到達する必要があります。必ず委任状を同封しましょう。なお、白紙委任状は、議事開始前に受任者の氏名を記入しておかないと代理権を行使できませんので注意してください。（様式「通常総会の開催について」、「委任状」） ◇監事による監査◇ 理事会において審議された決算関係書類は、通常総会の1週間前までに監事に提出し、監事は監査意見書を総会に提出します。 ◇通常総会の開催◇ 協同組合等は、定款の定めにより毎事業年度終了後2ヶ月以内に通常総会を開催しなければなりません。 ○議決事項○ 総会での通常の議決事項としては、 (1) 決算関係書類の承認 (2) 事業計画、収支予算の設定 (3) 経費の賦課及び徴収の方法 (4) 組合における借入金残高の最高限度 (5) 一組合員に対する貸付及び責務補償の残高の最高限度 (6) 定款の変更 (7) 役員の改選(但し、役員の改選時のみ)　ただ定款に、その他理事会で必要と認める事項とありますから、理事会で認めるものであれば、総会提出議案とすることができます。 ○議決方法○ 総会における議決方法としては、出席組合員の過半数の賛成をもって可決される普通議決と出席組合員の2／3以上の賛成が必要な特別議決があります。　特別議決が必要なのは次のとおりです。 (1) 定款の変更 (2) 組合の解散または合併 (3) 組合員の除名 (4) 事業の全部の譲渡、組織変更　総会の議事については議事録を作成し、議長と出席理事が署名します。（様式「通常総会議事録」） ◇出資総口数及び払込済出資総額変更登記◇ 通常、登記は変更の度行うことになっていますが、出資総口数及び払込済出資額については、常時変動するものなので、特に例外が認められています。事業年度末現在の額を、事業年度終了後4週間以内に変更登記を行えばいいことになっています。 ◇代表理事変更登記◇ 組合の役員についての登記は、代表理事のみが登記事項となっており、新代表理事就任後、2週間以内に変更登記をします。　なお、同一人が再選(重任)の場合でも変更登記の申請は必要ですので留意して下さい。　同様に、事務所の登記住所を変更する場合も、住所変更から２週間以内に変更登記をします。　 ※代表理事が同一人でなくなった時は、取引金融機関、所轄税務署、県税事務所、市町村役場に対しても、代表者の変更の届出を忘れずに行ってください。 ◇決算関係書類・役員変更届の提出◇ 決算関係書類は、協組法第105条の2により2週間以内に所轄行政庁に提出しなければなりません。総会議事録を添付して中央会へ2部提出して下さい。(共管の場合は部数が変わります。様式「中小企業等協同組合決算関係書類提出書」、なお協同組合以外の組合の方はこちら)　また、役員変更届は協組法第35条の2により、選挙による改選、死亡、脱退その他住所の変更などの場合、所管行政庁へ2週間以内に届出をして下さい。(様式「中小企業等協同組合役員変更届書」、なお協同組合以外の組合の方はこちら） ◇税務申告および納税◇ 決算日より2ヶ月以内に申告、納税をしなければなりません。　税法では、税務申告上認められる恩典等がありますので注意して下さい。　 ※代表理事が同一人でなくなった時は、取引金融機関、所轄税務署、県税事務所、市町村役場に対しても、代表者の変更の届け出を忘れずに行って下さい。 ◇定款変更を行う際には◇ 定款は各組合とも設立時に慎重な検討を重ね作成したものです。しかし、時間の経過や法改正等により、不都合な点や改善した方が良い部分が出てきます。これを機会に定款を見直してみてはいかがでしょうか。　また、定款変更には総会での特別議決（総組合員数の半数以上が出席の上で、総会出席者の３分の２以上の賛成で決定）が必要となりますので、通常総会の議案として取り上げると、スムーズにいきます。　中央会では、定款変更の内容等についての検討、手続・資料作成の支援を行っています。お気軽にご相談下さい。(様式「中小企業等協同組合定款変更認可申請書」、なお協同組合以外の組合の方はこちら）