福岡県中小企業団体中央会

決算書類を理事会で承認し監事が監査する順序について
Q	A
設立後二年目を迎える新設組合ですが、前事業年度の決算にさいして、まず事務局において決算書類を作成し、これを監事に提出し、監査を受けたい旨の申し出をしたところ、「この決済書類はまだ理事会の承認を得てないから、監査は実施できない。先に理事会の承認を受けるように」との勧告をうけました。そこで、この決算書類を理事会に提出したところ、「理事会より先に監事の監査を受けるのが順序である」とするのがおおむねの意見でした。やむなく、理事会に監事の勧告を伝えて、ひとまず理事会の承認をとり監査をうけることができましたが、このいずれの意見が正しいのでしょうか。	中小企業等協同組合法によれば、理事は、通常総会の一週間前までに、決算書類を監事に提出しなければなりません。次いで、理事は、監事の監査意見書を添えた決算書類を総会に提出して、その承認を求めることとなっています。したがって、決算書類は理事によって監事に提出され、その後も理事によって総会に提出されることになっていますから、理事は決算書類の作成の主体であって、最初に理事会がその承認手続きをとるのが順序であると解されます。組合の業務の執行は理事会の責任であり、理事会の選任による理事長・専務理事・常務理事等が、事務局を指揮して、理事会の決定事項を実施に移す仕組みとなっています。そこで、組合の業務執行について責任を有する理事が理事会に対し、まずこの決算書類を議題に供し、議論をつくしてその承認を得ることが必要です。そして、この承認の旨を明らかにするために、決算書類の末尾(剰余金処分案又は損失金処理案の後)に、理事会承認の日付を付して全理事が署名捺印することとなります。その後、理事会は、この決算書類を少なくとも通常総会の会日の一週間前までに監事に提出します。監事はこの決算書類を監査した後、監査意見書を作成し、監査終了日の日付を記入して署名捺印の上、これを理事会に回付します。決算書類は監事の監査意見の如何にかかわらず、理事会の承認があれば有効なものとして総会に提出されますが、このさい監事の監査意見書も総会に提出され、通常総会がこの決算書類に承認を与えるか否かの判断資料となります。実務上は、監事の監査意見の如何により、理事会を再度招集して決算書類を再検討することとなりますが、だからといって、監事がまず監査を行い、ついで理事会が承認する順序をとるべきではありません。もしも、この順序により監事の監査終了後に理事会で決算書類に変更を加えれば、再度監事の監査が必要となり、その結果によっては再度の理事会の召集を必要とする悪循環を繰り返すこととなります。